策划会议成功的关健

 无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题： 
需要做些什麽？ 
    会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

谁来筹划会议？  
    从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。 
    会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

善于与人共事 
善于注意小节 
善于解决问题 
善于与人协商 
能够管理会议财务事宜 
熟悉酒店运作 
能够安排恰倒好处的菜单 
能够熟练操作电脑 
能够熟练地与视听服务公司打交道 
能妥善接待贵宾和外国客人 
熟知各种礼仪 
行事果断、执着
会议筹划者的任务： 

制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 
制定会议议程 
了解可供使用的场所和设施情况 
选择或提议合适的场所 
检查并比较各项设施 
安排交通事宜 
协调会务工作人员的活动 
招收、培训会务人员和广告人员 
制定可行预算或按既定预算安排有关工作 
确定各项工作的时间安排 
视察选定的场所和设施 
与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司） 
确定印刷公司 
安排食品、饮料有关事宜 
讨价还价 
同会议发言人和各位贵宾进行联系
主要会议类型： 

销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。 
年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。 
产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。 
研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。 
专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。 
奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 
培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
会议筹划步骤： 

目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些： 

培训通知教育探讨问题做决策 
引入新事物或介绍新人员 
激励 
开发 
展示 
促进与改善 
解决问题 
讨论如何赢利 
赢利
    在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： 

预计召开会议的日期； 
会议预计召开几天； 
打算在什麽地方召开会议； 
会议形式或程序是什麽； 
需要多大的场地； 
以前开过这样的会议吗？结果如何； 
将有多少人到会； 
会议预算是多少； 
与会者对费用开支很在意吗？ 
打算选用什麽级别的酒店和设施； 
打算选用最高级的房间标准是什麽； 
谁来制作会议邀请函； 
会议需要向与会者打印相关资料吗？ 
会议的发言人有哪些？ 
会议需要什麽样的视听设备； 
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次； 
与会者可以携带家属吗？ 
打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？ 
有谁来承担这些活动的费用。